Dicas para que o seu evento seja um sucesso
Eventos profissionais requerem uma atenção especial quanto ao planejamento. Tratando-se da finalidade de promover um encontro entre especialistas de uma determinada área de estudos ou atuação, é importante que cada detalhe esteja alinhado e contextualizado. Desde a escolha do local mais apropriado, convites aos palestrantes, apresentações bem feitas, programação executada com pontualidade, aplicação de estratégias de impacto e claro, brindes para eventos. Todos esses itens fazem parte do checklist macro de pontos a verificar em eventos como Congressos e Treinamentos.
Eventos corporativos são ótimas oportunidades para mostrar aos participantes o quão importantes eles são dentro da programação – e também em suas atuações individuais. E a entrega de brindes para eventos certamente é um dos gestos que transmitem essa mensagem. Além de cada um se sentir valorizado, ações como essa permitem prolongar a memória da vivência do evento junto aos profissionais. Entregando itens coerentes, e de qualidade, os participantes poderão levar um pouco do evento para casa, ou para o ambiente de trabalho.
Por isso, é importante planejar a pesquisa de brindes para eventos que sejam úteis e duráveis, além de estarem alinhados com a área profissional em questão. Afinal, os brindes fornecidos em eventos são uma forma de reforçar o posicionamento de uma marca. E nesse contexto, Congressos e Treinamentos podem representar uma infinidade de instituições: empresas, escolas, faculdades, uma organização, grupo, país, entre inúmeras outras possibilidades. Por isso, cabe aos organizadores identificarem as características de cada propositor, a fim de que a mensagem institucional seja refletida também nos artigos disponibilizados.
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Em Congressos e Treinamentos é habitual a distribuição de kits em sacolas, bolsas e ecobags, contendo informativos sobre o evento e sua programação, canecas, canetas, blocos de anotações, dentre outros itens para uso imediato durante as atividades. Além desses, outros materiais de apoio também podem ser solicitados a uma empresa de personalização de brindes, como crachás, etiquetas para a identificação de pertences, pastas para organização dos conteúdos programados, capas para cadeiras, dentre outros.
Uma outra ideia envolvendo brindes para eventos é a realização de sorteios. Artigos mais robustos, como mochilas ou brindes eletrônicos, que permitem personalização e aplicação das marcas dos patrocinadores, são ótimas opções. Considerando que os eventos corporativos apresentam um público limitado, é bastante viável executar estratégias desse tipo de forma ordenada. Portanto, faça orçamentos detalhados e mostre aos possíveis patrocinadores, com opções que evidenciem as vantagens de exposição de suas marcas nesses objetos.
Quando todos os principais objetivos do evento estiverem delineados, não se esqueça de consolidá-los em um briefing consistente. Assim, será mais fácil o alinhamento para que todos os envolvidos possam contribuir com eficiência, sejam os profissionais contratados, fornecedores ou patrocinadores. Para um empresa de personalização de brindes, por exemplo, só será possível acrescentar ideias e opções de caminhos diante do seu pedido inicial, se todas as expectativas e necessidades do projeto forem compartilhadas.
Por fim, não se esqueça de firmar contratos formais com todos os stakeholders. Não adianta ter uma equipe organizadora capacitada, mas contratar fornecedores ruins. Cada produto ou serviço deve ser entregue no prazo certo para possibilitar que os demais passos de programação e distribuição sejam sincronizados de forma harmônica. Então, antecipe-se, e faça quantos orçamentos forem necessários para cada item, até sentir a confiança de que encontrou o parceiro ideal. E quando encontrar, certifique-se de fazer os pedidos sempre com antecedência. Afinal, em cima da hora, as coisas nem sempre saem como esperado.
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